Über das Register Automatik der Buchungsverwaltung führen Sie automatisierte Einnahme-Buchungen von Forderungen und Zahlungen jeweils für ein gesamtes Gebäude durch. Sie können so bequem alle Einnahmearten buchen ohne sämtliche notwendigen Angaben für jeden einzelnen Buchungssatz durchführen zu müssen.
Die folgende Abbildung zeigt die Details des Registers Automatik:
Die einzigen Vorgaben, die zwingend notwendig sind und von Ihnen dem Mechanismus der Automatik-Buchungen vorgegeben werden müssen, sind die im Folgenden aufgeführten:
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Gebäude |
In diesem Feld werden wieder alle von Ihnen verwalteten Gebäude zur Auswahl angeboten. Es ist wiederum dasselbe Feld, das Sie auch schon bei der Erläuterung der Register Ausgaben und Einnahmen kennen gelernt haben. Wählen Sie hier das Gebäude aus, für welches Sie eine Automatik-Buchung vornehmen möchten. |
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Buchen für Kalenderjahr |
Tragen Sie in dieses Feld ein, für welches Kalenderjahr die Buchungen erzeugt werden sollen. |
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Zahlungsdatum |
Tragen Sie in dieses Feld das Zahlungsdatum der Buchungen ein. |
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Buchungszeitraum |
Monat Markieren Sie diese Option und wählen Sie innerhalb des Felds Zeitraum-Auswahl den Monat des laufenden bzw. aktuellen Jahres aus, für welchen Sie eine Automatik-Buchung durchführen lassen wollen. Quartal Markieren Sie diese Option und wählen Sie innerhalb des Felds Zeitraum-Auswahl das Quartal des laufenden bzw. aktuellen Jahres aus, für welches Sie eine Automatik-Buchung über die entsprechenden drei Monate (Januar bis März, April bis Juni, Juli bis September oder Oktober bis Dezember) durchführen lassen wollen. Halbjahr Markieren Sie diese Option und wählen Sie innerhalb des Felds Zeitraum-Auswahl das Halbjahr des laufenden bzw. aktuellen Jahres aus, für welches Sie eine Automatik-Buchung über die entsprechenden sechs Monate (Januar bis Juni oder Juli bis Dezember) durchführen lassen wollen. Jahr Markieren Sie diese Option, wenn Sie eine Automatik-Buchung über alle Monate (Januar bis Dezember) durchführen lassen wollen. |
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Forderungen |
In diesem Block finden Sie die Einnahmearten, die Sie schon im Register Einnahmen kennen gelernt haben wieder. An dieser Stelle können Sie gleichzeitig mehrere Optionen auswählen, um in einem Rutsch Forderungen für Miet-, Garagen-, Heiz- und Nebenkosten sowie Hausgeld und Rücklagen über alle Konten eines Gebäudes automatisiert zu buchen.
Hinweis Die Automatik-Buchung verarbeitet grundsätzlich immer die Vorauszahlungsbeträge für alle Rücklagenkonten des Gebäudes. Beim manuellen Buchen einer Forderung können Sie gezielt ein einzelnes Rücklagenunterkonto ansprechen. |
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Zahlungen |
In diesem Block finden Sie die Einnahmearten, die Sie schon im Register Einnahmen kennen gelernt haben wieder. An dieser Stelle können Sie gleichzeitig mehrere Optionen auswählen, um in einem Rutsch Zahlungen für Miet-, Heiz- und Nebenkosten sowie Hausgeld und Rücklagen über alle Konten eines Gebäudes automatisiert zu buchen.
Hinweis Bei der automatischen Buchung von Zahlungen werden grundsätzlich nur die Offenen-Posten des entsprechenden Zeitraums ausgebucht. Haben Sie z. B. keine Mietforderungen gebucht, werden auch keine Mietzahlungen gebucht, auch wenn im Wohnungs-Dialog eine Miete eingetragen wurde. Wenn Sie aber gleichzeitig mit den automatischen Zahlungen auch die automatischen Forderungen verbuchen, werden die Zahlungen in gleicher Höhe wie die Forderungen verbucht. |
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Beschränkung auf |
Über die beiden Auswahllisten in diesem Bereich können Sie die Automatik-Buchungen entweder auf einen speziellen Mieter/Eigentümer beschränken oder auf eine spezielle Zahlungsart eines Eigentümers oder Mieters, jeweils mit den Einstellungen für Zeitraum und Forderungen bzw. Zahlungen. |
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Bankkonto |
Wie bereits im Einnahmen-Register müssen Sie auch hier eine Bank auswählen, sofern Sie mindestens eine Zahlungs-Option ausgewählt haben. Das Feld ist mit der Hauptverbindung des gewählten Gebäudes vorbelegt. Wenn ein anderes Bankkonto verwendet werden soll, wählen Sie es aus der Liste der Bankverbindungen aus.
Wie bereits erwähnt wurde, werden für automatische Zahlungsbuchungen jeweils die Offenen-Posten des gewählten Zeitraums und der gewählten Einnahmeart ausgebucht. Bei den automatischen Forderungsbuchungen werden die Beträge dagegen aus den Wohnungsstammdaten (Register Kosten) entnommen. Hierbei werden natürlich Mieterhöhungen oder sonstige Kostenänderungen, die bereits im Wohnungs-Dialog definiert wurden, berücksichtigt. Haben Sie also beispielsweise für den 1.6.2010 eine Mieterhöhung definiert, werden alle Buchungen bis Mai 2010 mit der alten Miete, ab Juni 2010 mit der erhöhten Miete durchgeführt.
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