Ein weiterer wesentlicher Bestandteil der Lexware hausverwaltung ist der Zahlungsverkehr. Was hilft es Ihnen zu wissen, wer wann wie viel zu zahlen hat und wem Sie was in welcher Höhe schuldig sind, wenn Sie trotz leicht gemachter Verwaltung all dieser Daten anschließend von Hand Überweisungen und Lastschriften für den Bankverkehr ausfüllen müssen?
Das Modul Zahlungsverkehr erlaubt das automatisierte Erstellen von Überweisungen und Lastschriften im SEPA-Format. Berücksichtigt werden hierbei alle erfassten Lieferantenrechnungen sowie die gebuchten Verbindlichkeiten und Forderungen gegenüber den Mietern und Eigentümern.
Die Ausführung erfolgt über SEPA XML-Dateien mit anschließendem Datei-Upload an das Kreditinstitut oder in der Plus-Version direkt über die SEPA-fähige HBCI-Schnittstelle.
Über die HBCI-Schnittstelle können Sie mit der Lexware hausverwaltung plus Bankauszüge im SEPA-Format einlesen und im Anschluss verbuchen.
Zusätzlich können Kontoauszüge manuell aus Umsatzdateien in das Programm eingelesen und im Anschluss verbucht werden.
Die Zuordnung von Kontoumsatz und Forderung kann in beiden Varianten in einer Buchungsvorschrift gespeichert werden.
Um das Zahlungsverkehr-Modul aufzurufen, wählen Sie Zahlungsverkehr aus dem Aufgabenbereich Buchen.
Die folgende Abbildung zeigt das Zahlungsverkehrs-Modul mit einigen erfassten Lieferantenrechnungen.
Zahlungsverkehr und Offene Posten
Im Zahlungsverkehr sammeln sich neben den hier erfassten Lieferantenrechnungen die Summen sämtlicher Einnahme-, Sonder- und Automatik-Buchungen. Vorausgesetzt: in den Wohnungen zu den Mietern und/oder Eigentümern wurde die Zahlungsart Lastschrift oder Überweisung eingestellt.
Diese werden kumuliert nach Mieter- bzw. Eigentümerdatensätzen angezeigt, wobei zwischen Forderungen und Verbindlichkeiten unterschieden wird und diese auch dementsprechend in getrennten Listen geführt werden.
Da Verbindlichkeiten Ihrerseits gegenüber einem Mieter bzw. Eigentümer nicht über den Lastschriftverkehr abgewickelt werden können, existiert für den Lastschriftverkehr auf dem entsprechenden Register nur eine Liste über fällige Forderungen.
Sie können die Forderungen und Verbindlichkeiten auch als Kumulation der Offenen-Posten betrachten. Bewohnt z. B. der Mieter "XYZ" die Wohnung "ABC" für einen bestimmten Zeitraum, dann werden im Journal der Offenen-Posten sämtliche monatsweise kumulierten Mieten, Garagenmieten, Nebenkosten, Heizkosten sowie Sonderbuchungen, die für diesen Mieterzeitraum angefallen sind, jeweils als eine separate Forderungs- und/oder Verbindlichkeitsposition geführt. Aus diesem Grund würden also für den Mieter "ABC" für n Mietmonate n * 5 Positionen im Journal der offenen Posten existieren. Entsprechendes gilt natürlich für einen Eigentümerzeitraum bezogen auf Hausgeld, Rücklagen und Sonderbuchungen.
Stellen Sie sich nun vor, Sie müssten für den Mieter "ABC" bezüglich Ihrer Verbindlichkeiten diesem gegenüber Überweisungen für den Bankverkehr fertig machen. Im schlimmsten Fall müssten Sie n * 5 Überweisungen ausfüllen mit immer denselben Empfängerangaben. Sie könnten sich natürlich auch die Mühe machen und vorher alle Verbindlichkeiten zu einer Summe zusammenfassen, um einen einzigen Überweisungsauftrag auszuführen. Das wäre sicherlich der vernünftigere Weg. Sie ahnen schon worauf das hinausläuft. Richtig, genau aus diesem Grund werden für den Zahlungsverkehr diese einzelnen Positionen nochmals kumuliert nach Mieter- bzw. Eigentümern aufgeführt.
Die Forderungen im Zahlungsverkehr setzen sich aus den kumulierten Forderungen (positive Beträge) und die Verbindlichkeiten aus den kumulierten Verbindlichkeiten (negative Beträge) der Offenen-Posten zusammen.
Im Zahlungsverkehr wird immer nur der gerade fällige Gesamtbetrag angezeigt.
Bei der Erläuterung der Offenen-Posten haben Sie die Option Nur fällige anzeigen kennen gelernt. Diese Option wird im Zahlungsverkehr stillschweigend vorausgesetzt. Es macht keinen Sinn, Forderungen und Verbindlichkeiten, deren Fälligkeitsdatum in der Zukunft liegt, mit in den jeweiligen Gesamtbetrag für einen Mieter bzw. Eigentümer aufzunehmen.
Die Einstellung der Zahlungsart bestimmt den Zahlungsverkehr.
Ob für einen Mieter- bzw. Eigentümerzeitraum ein Gesamtbetrag in den Zahlungsverkehr aufgenommen wird, hängt von der Einstellung der Zahlungsart in den Wohnungsstammdaten ab, und zwar von der Zahlungsart. Es werden nämlich nicht grundsätzlich alle Offenen-Posten entsprechend kumuliert.
Damit ein Gesamtbetrag für einen Mieter- bzw. Eigentümerzeitraum gebildet und auch im Zahlungsverkehr angezeigt wird, muss die Zahlungsart für den jeweiligen Mieter bzw. Eigentümer eingestellt werden auf:
Überweisung oder
Lastschrift
Außerdem muss eine korrekte Bankverbindung für den Mieter/Eigentümer eingetragen und ausgewählt worden sein.