Rücklagen werden üblicherweise zusammen mit dem Hausgeld in einem Betrag auf das Gebäudekonto (WEG-Konto) bezahlt und vom Verwalter dann auf die jeweiligen Rücklagenkonten umgebucht.

Die Lexware hausverwaltung 2023 nimmt diese Umbuchung vorweg und weist die geleisteten Vorauszahlungen automatisch den jeweiligen Rücklagenkonten zu. Auf diese Weise wird sichergestellt, dass die Entwicklung der Instandhaltungsrücklage in der Abrechnung zu jedem Zeitpunkt korrekt dargestellt wird.

Damit die Kontenentwicklung der Abrechnung aber auch den tatsächlichen Buchungen auf dem Gebäudekonto und den Rücklagenkonen entspricht, müssen die auf dem Gebäudekonto gebuchten Rücklagen auf die jeweiligen Rücklagenkonten umgebucht werden.

Die Umbuchung erfolgt jeweils durch zwei Sonderbuchungen. In der ersten Buchung wird die Entnahme vom Gebäudekonto gebucht. Die nachfolgende Buchung bucht die entnommene Rücklage auf das entsprechende Rücklagenkonto.

Die Umbuchung muss grundsätzlich zum Endes des aktuellen Wirtschaftsjahres erfolgen.