Wenn Sie mit einem Mieter für die Zahlung von Miete und Nebenkosten oder mit einem Eigentümer für Hausgeld und Rücklage das Lastschriftverfahren vereinbart haben, benötigen Sie ein SEPA-Lastschriftmandat des jeweiligen Zahlungspflichtigen.
Mandate sind die rechtliche Legitimation für den Lastschrifteinzug. Sie beschreiben unter der Mandatsreferenz-Nummer die eindeutige Beziehung zwischen dem Zahlungsempfänger (Gläubiger-ID) und dem Zahlungspflichtigen.
Das Formular zur Erteilung des SEPA-Lastschriftmandats muss ausgedruckt und vom Zahlungspflichtigen unterschrieben werden. Im Anschluss wird das Mandat im Programm aktiv gesetzt.
Wie viele Mandate werden benötigt?
Ein Mandat kann grundsätzlich verschiedene Nutzungsverhältnisse eines Debitors umfassen. Besitzt in einer WEG ein Eigentümer beispielsweise zwei Wohnungen in unterschiedlichen Gebäuden und ist für beide Gebäude nur ein Bankkonto mit der Gläubiger-ID 123 eingerichtet, ist für den Zahlungsverkehr ein Mandat ausreichend.
Erst wenn sich einer der beiden Bestandteile eines Mandats (Gläubiger-ID oder die Bankverbindung des Zahlungspflichtigen) ändert, wird ein weiteres neues Mandat benötigt. Auf das Beispiel bezogen könnte das beispielsweise bedeuten: Wurden für die Gebäude Bankkonten mit unterschiedlichen Gläubiger-IDs eingerichtet (Gläubiger-ID 123 für Gebäude A und Gläubiger-ID 456 für Gebäude B), ist der Lastschriftverkehr mit dem Eigentümer durch zwei Mandate abzubilden.
Ebenso denkbar ist der Fall, dass ein Mieter mehrere Wohnungen im gleichen Gebäude bewohnt, der Zahlungsverkehr aber über unterschiedliche Bankkonten des Zahlungspflichtigen erfolgt.
Voraussetzungen
Für den Eigentümer oder Mieter muss die Zahlungsart Lastschrift vereinbart worden sein.
Die Bankverbindung des Gebäudes muss eine Gläubiger-ID besitzen.
Der der Wohnung zugeordnete Eigentümer- bzw. Mieterkontakt muss über eine SEPA-fähige Bankverbindung verfügen. SEPA-fähig sind Bankverbindungen, bei denen neben dem Kontoinhaber und dem Institut auch IBAN und BIC hinterlegt sind.
Die Anschrift des Verwalters muss über den Arbeitsbereich Verwalter erfasst worden sein, da im Mandat die Gläubiger-Anschrift mit der Verwalteradresse vorbelegt wird. Die Gläubiger-Anschrift kann im Mandat geändert werden.