Mandat

Referenz­nummer

Das Programm schlägt eine vierstellige fortlaufende Nummer vor (beginnend mit 1000). Sie können die Mandatsreferenz-Nummer bearbeiten. Beachten Sie die folgenden Konventionen:

• maximale Länge: 35 alphanumerische Zeichen.

• keine Umlaute

• nur folgende Sonderzeichen: : ? , - ( ) + /

Beim Speichern des Mandats wird die Nummer auf Eindeutigkeit und auf die verwendeten Zeichen hin überprüft.

migriert

Das aktivierte Kontrollkästchen erlaubt eine Schnellaktivierung des Mandats ohne Rücklauf.

Sie erhalten beim Speichern den Hinweis, dass das Mandat jetzt aktiv gesetzt wird und verwendet werden kann. Es werden fast alle Felder für die Bearbeitung gesperrt. Der Status des Mandats wechselt von Wartend auf Aktiv.

Standardmäßig ist das Kontrollkästchen deaktiviert. Das SEPA-Mandat muss durch den Zahlungspflichtigen erteilt werden.

Zahlungspflichtiger

Hinweis

Alle Angaben werden aus dem Eigentümer- bzw. Mieterkontakt ausgelesen.

Bankkonto

Hier wird die Bankverbindung angezeigt, die der Wohnung zugeordnet wurde. Sie können - wenn erforderlich - die Bankverbindung des Nutzers ändern. Es werden alle im Kontakt hinterlegten Bankverbindungen zur Auswahl angeboten.

Wenn das Mandat aktiv gesetzt wurde, ist das Feld Bankkonto nicht sichtbar.

IBAN und BIC des gewählten Bankkontos werden unterhalb der Anschrift angezeigt.

Kontoinhaber

Dieses Feld ist vorbelegt entsprechend den Angaben in der Bankverbindung, die dem Kontakt des Eigentümers oder Mieters zugeordnet ist.

Wenn in der Bankverbindung kein Kontoinhaber angegeben wurde, enthält das Feld Kontoinhaber den Namen aus dem Kontakt.

Anschrift

Die Anschrift ist mit den Kontaktdaten des Vertragspartners vorbelegt.

• Sind Vertragspartner und Kontoinhaber gleich, brauchen Sie nichts weiter zu unternehmen. Für das SEPA-Mandat wird automatisch die aus den Kontaktdaten des Vertragspartners übernommene Anschrift verwendet.

• Weichen Vertragspartner und Kontoinhaber voneinander ab, muss das SEPA-Mandatsformular an den Kontoinhaber verschickt werden. Das bedeutet: Da Straße, PLZ und Ort mit den Daten des Vertragspartners vorbelegt sind, müssen Sie diese durch die Kontaktdaten des Kontoinhabers manuell überschreiben.

Zahlungsempfänger

Gläubiger

Hier wird die Bankverbindung des Gebäudes angezeigt.

Wurden dem Gebäude mehrere Bankverbindungen zugeordnet, wird die Hauptbankverbindung vorgeschlagen. Sie können über das Auswahllistenfeld eine andere Gebäude-Bankverbindung auswählen.

Wenn das Mandat aktiv gesetzt wurde, ist das Feld Gläubiger nicht sichtbar.

Gläubiger ID

Hier wird die im gewählten Gebäudekonto hinterlegte Gläubiger-ID angezeigt.

Name

Im Feld Name ist der Kontoinhaber des Gebäudekontos ausgewiesen.

Anschrift

Die Anschrift des Gläubigers ist mit den Adressdaten des Verwalters vorbelegt. Die Anschrift des Verwalters wird über den Arbeitsbereich Verwalter gepflegt. Der Verwalter ist automatisch allen Gebäuden zugeordnet. Die Adressdaten können geändert werden.

Name und Anschrift werden auf das SEPA-Formular zur Mitteilung der Mandatsreferenz-Nummer bzw. zur Erteilung des SEPA-Mandats aufgedruckt.

Sollten der Name des Gläubigers (= Kontoinhaber des Gebäudekontos) nicht zur Adresse passen, müssen Sie dem Gebäude ein entsprechendes Gebäudekonto mit entsprechendem Kontoinhaber zuordnen.

Informationen

Lastschrifttyp

Hier wird der Lastschrifttyp zum SEPA-Mandat hinterlegt. Es werden die Lastschrifttypen einmalig, erstmalig und wiederholt unterschieden.

• einmalig: Bei Einmallastschriften erfolgt der Lastschrifteinzug nur ein einziges Mal. Das SEPA-Mandat ist nur für diese eine Zahlung gültig.

• erstmalig, wiederholt: Bei Mehrfachlastschriften erfolgt der Lastschrifteinzug wiederkehrend. Die Erstlastschrift ist hierbei die erste Abbuchung zum SEPA-Mandat. Alle weiteren Abbuchungen zum SEPA-Mandat sind Folgelastschriften.

Bei neu angelegten SEPA-Mandaten werden Mehrfachlastschriften zu diesem Mandat mit dem Lastschrifttyp erstmalig angelegt. Sie werden mit der zweiten Lastschrift automatisch auf mehrmalig umgestellt.

HINWEIS

Nach der Umstellung auf die Lexware hausverwaltung 2025 besitzen alle SEPA-Mandate zunächst die Kennung einmalig. Sie müssen die SEPA-Mandate nun öffnen und den korrekten Lastschrifttyp auswählen.

Hinweis

Die Datumsfelder Erste Ausführung und Letzte Ausführung sind erst dann relevant, wenn das Mandat im Bereich des Zahlungsverkehrs verwendet wird.

Erste Nutzung

Hier wird das Datum eingetragen, an dem die erste Ausführung einer Lastschrift erfolgt ist. Grundsätzlich wird als Tag der Nutzung immer das Fälligkeitsdatum der Lastschrift eingetragen.

Es ist hierbei unerheblich, ob der Lastschrifteinzug zu einem Erfolg geführt hat oder ob der Zahlungspflichtige der Lastschrift widersprochen hat.

Die Mandatsnutzung wird auch eingetragen, wenn keine automatische Verbuchung der Einnahmen eingestellt wurde.

Bei einer Erstlastschrift fallen erste und letzte Nutzung auf den gleichen Tag. Die beiden Felder Erste Nutzung und Letzte Nutzung enthalten folglich das gleiche Datum.

Letzte Nutzung

Bei allen folgenden Lastschriften wird das Feld Letzte Nutzung mit dem Fälligkeitsdatum aus dem zurückliegenden Lastschriftlauf überschrieben.

Das Datum im Feld Erste Ausführung bleibt unverändert.

Gültigkeit, Avisierungsfrist, Status

Gültig ab

Geben Sie hier ein, ab wann das Mandat gelten soll. Tragen Sie nichts ein, wird beim Speichern das Systemdatum eingesetzt.

Gültig bis

Der Gültigkeitszeitraum des Mandats kann hier limitiert werden. Er endet ansonsten automatisch 36 Monate nach dem Datum der letzten Verwendung.

Avisierungsfrist

Das Feld ist standardmäßig mit dem Wert 14 Tage vorbelegt. Diese Frist wird für die Pre-Notification benötigt.

Status

Hier wird der jeweilige Status des Mandats ausgewiesen.

Bei der Neuanlage des SEPA-Mandats erhält das Mandat automatisch den Status wartend.

Neue Mandate erhalten den Status aktiv, wenn das Formular zur Erteilung des SEPA-Mandats vorliegt.

Über den Status wird auch dokumentiert, wenn einem Mandat widersprochen wurde oder wenn es infolge von Änderungen der Nutzerdaten oder der Gläubiger-ID ungültig wird. Mandate können auch inaktiv gesetzt werden.

Unterschrieben am

Hier wird das Datum eingetragen, an dem das Formular zur Erteilung des SEPA-Lastschriftmandats unterschrieben vom Zahlungspflichtigen vorliegt.

Das eingetragene Datum darf nicht nach dem aktuellen Systemdatum liegen. Wurde im Mandat ein Gültig bis-Datum hinterlegt, muss das Unterschriftsdatum vor diesem Tag liegen.

Mit der Unterschrift kann das Mandat abgeschlossen und durch das Speichern aktiv gesetzt werden (siehe unten).