Werden mit der Heizanlage eines Gebäudes nicht nur die Heizungen der einzelnen Wohnungen betrieben, sondern auch das Warmwasser erhitzt, muss eine Heizkostenabrechnung erstellt werden, welche den Kostenanteil der Heizanlage jeweils für die Warmwasseraufbereitung und für die Heizung ermittelt. Hierbei ist eine Vielzahl an maßgeblichen Berechnungsfaktoren zu berücksichtigen.
Um ihnen den Überblick zu erleichtern, fasst die folgende Abbildung die wesentlichen Faktoren zusammen.
Grundprinzip der Kostenaufteilung
Ziel der Heizkostenabrechnung ist eine Aufteilung der Brennstoffkosten in Heiz- und Warmwasserverbrauch für zentralbeheizte Gebäude und die verbrauchsabhängige Verteilung der hieraus entstandenen Kosten.
Die Abbildung visualisiert die grundsätzliche Berechnungslogik einer typischen Wärmekostenabrechnung in vereinfachter Form.
1. Ermittlung der zu verteilenden Gesamtkosten
Die Heizkostenabrechnung enthält eine Aufstellung aller Heizkosten, die in der Heizperiode angefallen sind. Zu den Heizkosten zählen die Brennstoffkosten (Öl, Gas, Pellets etc.) und die sog. umlagefähigen Nebenkosten, das sind z.B. die Kosten für den Betrieb, die Wartung und die Reinigung der Heizungsanlage.
Die Kosten werden auf den entsprechenden Umlagekonten des Gebäudes gebucht (siehe hierzu auch unter Besonderheiten der Heizkosten.
2. Aufteilung in errechnete Warmwasserkosten und Heizkosten
Ist die Heizanlage zur Versorgung mit Wärme mit der zentralen Warmwasserversorgungsanlage verbunden, müssen die einheitlich entstandenen Kosten des Betriebs in Heiz- und Warmwasserkosten aufgeteilt werden.
Hierzu wird mithilfe der jeweils gültigen Formel gemäß § 9 Abs. 2 Heizkostenverordnung der Anteil der Kosten zur Warmwassererwärmung an den Gesamtkosten ermittelt. Die Heizkosten ergeben sich dann aus den Gesamtkosten abzüglich der berechneten Warmwasserkosten.
Die erforderlichen Angaben zur Heizanlage und zur Berechnung der Gesamtwarmwasserkosten erfolgen jetzt zentral in den Gebäudestammdaten (siehe hierzu unter Angaben zur Heizanlage).
3. Aufteilung in Grund- und Verbrauchskosten
Heizkosten und Warmwasserkosten sind in Grund- und Verbrauchskosten aufzuteilen. Als Grundkosten wird derjenige Teil der Heiz- und Warmwasserkosten bezeichnet, der nach einer Fläche (z.B. Wohnfläche, Nutzfläche, beheizte Fläche) verteilt wird. Der Verbrauchskostenanteil wird nach dem tatsächlich erfassten Energieverbrauch abgerechnet, der über die entsprechenden Zähler ermittelt wird.
Die Heizkostenverordnung verlangt eine Abrechnung mit mindestens 30%, aber höchstens 50% Grundkosten. Die Verbrauchskosten dürfen entsprechend mindestens 70% und maximal 50% der Heiz- und Warmwasserkosten betragen.
Die Prozentwerte für die Aufteilung werden über die Umlageschlüssel der Umlagekonten 4599 Heizkosten und 4598 Warmwasseraufbereitung hinterlegt (siehe hierzu unter Besonderheiten der Heizkosten).
4. Berechnung der Einheitenpreise
Die ermittelten Grund- und Verbrauchskosten werden mit Hilfe von Umlageschlüsseln aufgeteilt. Umlageschlüssel sind bei den Grundkosten die Fläche, bei den Verbrauchskosten die Verbrauchseinheiten. Die Grundkosten werden durch die Gesamtfläche des Gebäudes und die Verbrauchskosten durch den Gesamtverbrauch für Heizung bzw. Warmwasser dividiert.
Das Ergebnis der Kostenaufteilung auf die Gesamteinheiten des Objekts (Gesamtwohnfläche bei den Grundkosten bzw. der Gesamtverbrauch des Objekts bei den Verbrauchskosten) liefert den Betrag pro Einheit. Das ist der Preis pro Quadratmeter Fläche für Heizung/Warmwasser und der Preis für die jeweilige Verbrauchseinheit (abhängig vom Zähler).
5. Berechnung der Kostenanteile für alle Nutzer
Abschließend werden die Beträge pro Einheit mit den Einheiten des jeweiligen Nutzers multipliziert: zur Ermittlung der nutzerbezogenen Verbrauchskosten sind dies die tatsächlichen Verbrauchswerte, zur Ermittlung der nutzerbezogenen Grundkosten die individuellen Flächen.
6. Gesamtkosten der Nutzereinheit
Aus den vorherigen Rechenschritten ergibt sich dann in Summe der Kostenanteil des jeweiligen Nutzers, also derjenige Teil der Gesamtkosten, der einem Eigentümer oder Mieter direkt zuzuordnen ist.
Von den für den Nutzer ermittelten Kosten werden die geleisteten Vorauszahlungen abgezogen. Es wird ein Guthaben oder eine Nachzahlung ermittelt.
Der Schritt 2 entfällt, wenn die Heizanlage kein Warmwasser aufbereitet.