Bevor Sie die Mieterabrechnung an die Mieter schicken, sollten Sie sich selber mit dem Aufbau der Abrechnung vertraut machen. Nur wenn Sie selber verstehen, was in der Abrechnung an welcher Stelle steht, können Sie Fragen Ihrer Mieter auch schnell und leicht beantworten.
In der Mieterabrechnung werden - nach der Anschrift und der Abrechnungsüberschrift - alle Konten der Reihe nach aufgelistet. Die Form der Auflistung entspricht dabei der folgenden Abbildung.
Jedes Konto wird in zwei Zeilen angezeigt, mit folgenden Informationen:
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Kontenbezeichnung |
Die Bezeichnung des Umlagekontos. |
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VSt-Satz |
Der Vorsteuer-Satz des Kontos (wird in den Umlagekonten definiert und nur bei der gewerblichen Mieterabrechnung angezeigt). |
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Gesamtkosten |
Die Summe der Gesamtkosten gemäß BGB § 556 Abs. 3/BGH Urteil vom 14.02.2007 - VIII ZR 1/06. |
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Umlageschlüssel 1 + 2 |
Die Umlageschlüssel, über die die Kosten des Kontos auf die Mieter verteilt werden. Wird das Konto nur über einen Schlüssel verteilt, wird auch nur dieser eine Schlüssel angezeigt. |
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% |
Für beide Umlageschlüssel wird der Prozentwert angegeben, über den die umlagefähigen Gesamtkosten auf die (falls definiert) beiden Umlageschlüssel aufgeteilt werden. |
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Kosten 1 + 2 |
Der Teil der umlagefähigen Gesamtkosten, der auf den einzelnen Umlageschlüssel entfällt. Ist nur ein Umlageschlüssel angegeben, entfallen die umlagefähigen Gesamtkosten komplett auf diesen Schlüssel, ansonsten geben die o. g. Prozentsätze die Aufteilung an. |
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Gesamteinheiten |
Hier wird angezeigt, wie viele Einheiten vom angegebenen Umlageschlüssel insgesamt im Gebäude vorhanden sind/verbraucht wurden. In der obigen Abbildung sind z. B. für den Umlageschlüssel qm Wohnfläche Gesamteinheiten in Höhe von 300 vorhanden, das bedeutet, dass die Summe der Wohnflächen aller Wohnungen des Gebäudes 300 m² ergeben. |
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Ihre Einheiten |
Hier werden die Einheiten angegeben, die auf den aktuellen Mieter entfallen. Der Mieter, der obige Abrechnung erhält, wohnt beispielsweise in einer Wohnung mit 100 m² Wohnfläche.
Hinweis Je nach Umlageschlüssel und Mietzeitraum ist dieser Wert nicht so einfach nachzuvollziehen. Grundsätzlich werden Wohnungsschlüssel wie Wohnfläche nach dem Mietzeitraum innerhalb des Abrechnungszeitraums berechnet. Bei einem Mieterwechsel im Mai muss also der alte Mieter die Kosten bis einschließlich April (4 Monate = 1/3), der neue Mieter die Kosten von Mai bis Dezember (8 Monate = 2/3) übernehmen. Bei der beheizten Wohnfläche für die Heizkosten wird jedoch nach der sogenannten Promilletabelle abgerechnet, wonach bei einem Mieterwechsel die Wintermonate höher bewertet werden als die Sommermonate. Es muss also nicht einfach über die Anzahl der Miettage berechnet werden, welcher Mieter welchen Anteil bezahlen muss. Auch der Umlageschlüssel Personentage ist schwierig nachzuvollziehen, da hier auf den Tag genau auch Änderungen an den Personenzahlen nachvollzogen werden. Wohnte z. B. in einer Wohnung die ersten 120 Tage des Jahres nur eine Person, die restlichen 245 Tage 2 Personen, so entfallen auf diesen Mieter 1 × 120 + 2 × 245 = 610 Personentage. |
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Ihre Kosten |
Hier werden entsprechend der Gesamteinheiten und eigenen Einheiten die Kosten angegeben, die vom Mieter zu tragen sind. Dieser Betrag wird wie folgt berechnet: Ihre Kosten = (Gesamtkosten : Gesamteinheiten) x Ihre Einheiten Nachdem in dieser Weise alle Umlagekonten aufgeführt wurden, wird am Ende der Mieterabrechnung die Gesamtsumme der eigenen Kosten ausgewiesen und mit den Heiz- und Nebenkostenvorauszahlungen verrechnet. Das Ergebnis der Abrechnung zeigt an, ob der Mieter eine Nachzahlung leisten muss oder einen Betrag zurückerstattet bekommt.
Ist der Mieter vorsteuerabzugsberechtigt (siehe Mieter verwalten), wird auf die Gesamtkosten der für die Vermietung zutreffenden MwSt.-Satz, entsprechend des Grundsatzes Hauptlast trägt Nebenlast, angewandt. |
Erläuterungen zur CO2-Kostenaufteilung Mieter und Vermieter
Ab dem Abrechnungszeitraum 2023 erfolgt unterhalb der Kostenaufstellung die Erläuterung zur CO2-Kostenaufteilung zwischen Mieter und Vermieter. Weitere Informationen hierzu finden Sie unter Aufteilung der CO2-Kosten ausweisen.
Optionale Seiten
Titelblatt drucken
Das Layout des Titelblatts entspricht einem normalen Brief mit Absender, Empfänger, Betreffzeile und einem kurzen Einführungstext. Der Mieter kann dem Schreiben sofort entnehmen, ob seine Abrechnung ein Guthaben oder eine Aufforderung zur Nachzahlung enthält.
In der Lexware hausverwaltung plus 2025 können die Texte des Titelblatts im Reportdesigner angepasst werden: Wählen Sie dazu DATEI 
Reportverwaltung Anschreiben Mieterabrechnung und klicken Sie dann auf Designer.
Personentagsliste
Die Personentagsliste ist aufgrund gesetzlicher Anforderungen jeder Mieterabrechnung beizufügen, die eine Umlage nach Personen beinhaltet. Dieser Liste ist zu entnehmen, wie viele Mieter zu welchem Zeitpunkt in dem Objekt, bzw. in jeder einzelnen Wohnung gewohnt haben.
Abgesehen davon, dass sie gesetzlich vorgeschrieben ist, macht die Personentagliste für die Mieter die Wohnsituation transparent: Für jede Wohnung ist genau angegeben, in welchem Zeitraum wie viele Personen dort gelebt haben. Auf diese Weise kann die Umlage schnell nachvollzogen werden.
Ist in der Abrechnung keine Umlage nach Personen enthalten, so wird auch die Personentagliste nicht erstellt. Sie können diese Option also dauerhaft aktiviert lassen.
Kontrollliste Guthaben / Nachzahlung
Mit der Kontrollliste Guthaben/Nachzahlung werden die Guthaben und Nachzahlungen aus den Abrechnungen aller Mieter übersichtlich zusammengestellt und im Anschluss an die Abrechnungen ausgedruckt.
Berechnungsdetails lagerfähiger Konten
Diese Seite enthält Berechnungsdetails zu allen Konten, die programmseitig nach Verbrauch berechnet werden. Sie können auf diese Weise schnell nachvollziehen, wie der jeweilige Gesamtbetrag zustande kommt, der anteilig auf die einzelnen Mieter umgelegt wird.
