Im Register Kontakt wird die Adresse des Kontakts eingegeben, also Name, Anrede, Anschrift und Telefon/Fax.
Felder
Hier stehen Ihnen folgende Felder zur Verfügung:
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Anrede |
Die Anrede wird bei einem Anschreiben im Adressfeld direkt über dem Namen des Kontakts ausgedruckt. Die in der Auswahlliste vorgegebenen Anreden können über den Optionen-Dialog erweitert bzw. bearbeitet werden. |
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Firma |
In diesem Feld können Sie einen Firmennamen eintragen, wenn es sich beim Kontakt um eine Firma handelt. Ansonsten lassen Sie dieses Feld einfach leer. Der Firmenname wird im Bereich Vorschau in die erste Zeile des Feldes Anrede übernommen. |
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Vorname, |
In diese beiden Felder tragen Sie den Vornamen und Nachnamen ein. |
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Vorschau |
Die Felder Anrede und Briefanrede geben eine Vorschau auf die Darstellung von Anrede und Briefanrede in Auswertungen, Anschreiben und Serienbriefen. Die Felder werden beim Ändern oder Neuanlegen eines Kontakts aus der Anrede und den Namensbestandteilen automatisch generiert und vorbelegt. Die Felder sind zunächst nur reine Anzeigefelder und für eine Eingabe gesperrt. Die Vorbelegung kann dann von Ihnen über das Kontrollkästchen Bearbeiten frei angepasst werden. Dies gibt Ihnen die notwendige Freiheit für eine individuelle Ansprache Ihrer Eigentümer und Mieter. Die Anrede ist mehrzeilig. Bei Personen steht die Anrede in der ersten Zeile, der Ansprechpartner in der zweiten. Die Anrede Herr wird durch das Programm automatisch gemäß den Normen im Schriftverkehr zu Herrn umgewandelt. Bei Firmen steht der Firmenname in der ersten Zeile des Feldes Anrede. Vor- und Nachname des Ansprechpartners stehen mit Anrede darunter. |
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Bearbeiten |
Setzen Sie ein Häkchen in das Kontrollkästchen, werden die Felder Anrede und Briefanrede für die Eingabe freigegeben. Sie können den vorgeschlagenen Inhalt überschreiben. Anrede und Briefanrede können grundsätzlich mehrzeilig eingegeben werden. Sie werden dann auch mehrzeilig in den Anschreiben bzw. Auswertungen gedruckt. |
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Standard wiederherstellen |
Durch Klick auf diese Schaltfläche stellen Sie die vom Programm vorgeschlagene Belegung der Felder Anrede und Briefanrede wieder her. |
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Straße/ |
Die folgenden Felder nehmen die Anschrift des Kontakts auf. Beginnen Sie in diesem Feld mit der Straße oder - falls es sich um eine Postfachanschrift handelt - mit dem Postfach. Beachten Sie, dass Sie zu jedem Kontakt zwei Anschriften erfassen können: Die Postanschrift und eine Zusatzanschrift. Sie können zwischen diesen beiden Anschriften über die unten liegenden Register Postanschrift und Weitere Anschrift wechseln. Auf diese Weise können Sie z. B. auch die Geschäftsanschrift eines Mieters samt Telefon- und Faxnummer erfassen. Beachten Sie aber, dass für jeglichen Schriftverkehr die Postanschrift verwendet wird! |
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PLZ/Ort |
In diese beiden Felder geben Sie die Postleitzahl und den Ort ein. Beachten Sie bei einer Postfachadresse, dass Sie auch die Postleitzahl des Postfachs eingeben und nicht die Postleitzahl der (nicht eingegebenen) Straße! |
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Land |
Über dieses Feld lassen sich auch Kontakte mit Sitz im Ausland erfassen. |
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Telefon |
Hier hinterlegen Sie die Telefonnummern (privat und/oder geschäftlich) des Kontakts, z. B. (069) 1111223. Sie sollten in jedem Fall auch die Vorwahl mit eingeben, auch wenn Sie sich im gleichen Ortsnetz befinden! |
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Handy |
Inzwischen gibt es kaum noch jemanden, der kein Handy oder Autotelefon besitzt. Damit Sie die gewünschte Person im Notfall auf jeden Fall erreichen können, können Sie hier die Mobilfunknummer eingeben. |
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Telefax |
Handelt es sich beim Kontakt z. B. um einen Lieferanten, so kann auch die Telefax-Nummer sehr nützlich sein, wenn Sie z. B. eine Bestellung aufgeben möchten. |
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Verfügen Sie über einen Internet-Zugang und möchten einigen Personen keine Briefe mit der Post, sondern per E-Mail zusenden, dann tragen Sie hier die entsprechenden E-Mail-Adressen (privat und/oder geschäftlich) ein, z. B. Hans@Mustermann.de. |
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Über das E-Mail-Symbol am rechten Rand des Eingabefeldes für die E-Mail-Adresse können Sie schnell und einfach an den eingetragenen Kontakt eine E-Mail erstellen. Klicken Sie auf dieses Symbol, so öffnet sich Ihr E-Mail-Programm (z. B. Outlook) mit einer neuen E-Mail, in der bereits der Empfänger eingetragen wurde. |
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Internet |
Insbesondere bei Lieferantenkontakten kann es nützlich sein, auch die Internet-Adresse in Lexware hausverwaltung 2025 zu hinterlegen. |
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Über das Internet-Symbol am rechten Rand des Eingabefeldes für die Internet-Adresse können Sie Ihren Internet-Browser (z. B. Internet-Explorer) aufrufen und die eingetragene Internet-Adresse anzeigen lassen. |
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Zuordnungen |
Im Bereich Zuordnungen können auf einem Blick erkennen, ob der Kontakt ein Eigentümer oder ein Mieter ist bzw. ob er andere Rollen besitzt. Die Rolle 'Eigentümer bzw. 'Mieter' erhält der Kontakt durch seine Verwendung in einem Vertrag. Sie können diesen Status hier nicht ändern. Andere Rollen besitzt ein Kontakt auf Grund seiner Verwendung in einem Gebäude oder in einem Vorgang. Auch diese Zuordnung können hier nicht ändern. Die Anzeige ist rein informativ. In der Übersichtsanzeige wird eine Rolle nur einmal angezeigt, auch wenn der Kontakt diese Rolle in mehreren Verträgen, Gebäuden oder Vorgängen besitzt. Einen detaillierten Verwendungsnachweis des Kontaktes liefert das Register Zuordnungen. |
Grundsätzliche Logik der Kontakteingabe
Beim Neuanlegen eines Kontakts folgen Sie der Eingabelogik von oben nach unten. Wählen Sie die Anrede aus und erfassen Sie den Vor- und Nachnamen der Person bzw. den Firmennamen.
Die Lexware hausverwaltung 2025 erzeugt aus Ihren Eingaben die komplette Anrede und Briefanrede und schlägt diese im Bereich Vorschau vor.
Beim Generieren der Briefanrede folgt die Lexware hausverwaltung 2025 der folgenden Logik.
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Anrede |
Erzeugte Briefanrede |
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Herr |
Sehr geehrter Herr Nachname, |
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Herrn |
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Frau |
Sehr geehrte Frau Nachname, |
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Herr und Frau |
Sehr geehrte Frau Nachname, sehr geehrter Herr Nachname, |
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Eheleute |
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Familie |
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Titel |
Sehr geehrte Damen und Herren, |
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Sonstiges |
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Die Auswahlliste der Anrede kann in den Optionen verwaltet und ergänzt werden.
Vorbelegung ändern
Da die Lexware hausverwaltung 2025 nicht immer aus allen Namen eine sinnvolle Anrede bzw. Briefanrede generieren kann, haben Sie grundsätzlich die Möglichkeit, die Vorbelegung zu ändern.
Sie werden die Vorbelegung z.B. dann anpassen, wenn Sie zwei Personen mit unterschiedlichem Namen ansprechen möchten. Die Vorbelegung kann zunächst immer nur den erfassten Vor- und Nachnamen berücksichtigen.
Typische Beispiele
Wir zeigen zunächst die grundsätzliche Vorgehensweise für eine Person und gehen dann auf typische Beispiele für individuelle Anreden ein.
Einzelpersonen ansprechen
Im folgenden Beispiel legen wir einen neuen Kontakt an und sprechen darin eine Einzelperson an.
Wählen Sie die Anrede aus, im Beispiel Herr. Die gewählte Anrede wird in die Vorschau übernommen. Das Feld Briefanrede wird automatisch mit Sehr geehrter Herr , vorbelegt.
Erfassen Sie jetzt den Vor- und den Nachnamen der Person. Anrede und Briefanrede werden im Vorschaufenster entsprechend ergänzt.
Eheleute mit unterschiedlichem Familiennamen ansprechen
Im folgenden Beispiel konfigurieren wir die Anrede für ein Ehepaar mit unterschiedlichen Familiennamen (Maria Müller, Martin Mustermann). Zwar können Sie im Kontaktfenster auch weiterhin immer nur eine Person mit Vor- und Nachname erfassen, durch die neuen Eingabefelder lassen sich aber zwei Personen in der Anrede und Briefanrede ansprechen.
Wählen Sie z.B. die Anrede Eheleute. Die gewählte Anrede wird in die Vorschau übernommen. Das Feld Briefanrede wird automatisch mit Sehr geehrte Frau , sehr geehrter Herr, vorbelegt.
Erfassen Sie eine der beiden Personen mit Vor- und Nachnamen, hier Martin Mustermann. Im Vorschaufenster werden Anrede und Briefanrede jeweils um den Nachnamen ergänzt.
Da die beiden Personen aber unterschiedliche Nachnamen haben, müssen Sie die Vorbelegung jetzt ändern. Setzen Sie ein Häkchen in das Kontrollkästchen Bearbeiten.
Ergänzen Sie die Anschrift und die Briefanrede wie gewünscht ab.
Wenn die Briefanrede zweizeilig dargestellt werden soll, fügen Sie hinter Sehr geehrte Frau Müller mit der Enter-Taste einen Absatz ein.
Standard wiederherstellen
Wenn Sie Ihre Änderungen an der vom Programm vorgeschlagenen Anrede und Briefanrede wieder rückgängig machen möchten, klicken Sie auf die Schaltfläche Standard wiederherstellen.
Die freien Eingabefelder Anrede und Briefanrede werden wieder gemäß der Programmlogik vorbelegt.
Firma mit Ansprechpartner ansprechen
Im folgenden Beispiel erfassen wir eine Firma mit einem männlichen Ansprechpartner.
Wählen Sie die Anrede aus, im Beispiel Herr. Die Anrede wird in die Felder der Vorschau übernommen, die Briefanrede wird auf Basis der gewählten Anrede vorgeschlagen.
Erfassen Sie im Feld Firma den Firmennamen. Der Firmenname wird jetzt in die erste Zeile des Feldes Anrede gestellt.
Erfassen Sie den Vor- und Nachnamen des Ansprechpartners. Anrede und Briefanrede werden um den Nachnamen ergänzt.
