Es besteht die Möglichkeit, über ein Aktiv ab-Datum bzw. ein Aktiv-Bis-Datum Aktivitätszeiträume für Wohnungen zu definieren. Wohnungen werden nur für ihren Aktivitätszeitraum in Abrechnungen berücksichtigt.
Wenn ein Aktiv ab-Datum einer Wohnung im Abrechnungszeitraum liegt, geht die Wohnung ab diesem Datum in die Kostenverteilung ein.
Voraussetzung hierfür ist, dass für die aktive Wohnung im gewählten Abrechnungszeitraum Verträge bestehen. Dies können bei Mietobjekten sowohl Mietverträge als auch Leerstandsverträge sein, bei WEG-Objekten entsprechende Eigentümerverträge.
Das Aktiv ab-Datum darf nicht nach dem Aktiv bis-Datum liegen.
Umgekehrt gilt: Wenn ein Aktiv bis-Datum einer Wohnung im Abrechnungszeitraum liegt, wird die Wohnung ab diesem Datum nicht mehr in der Kostenverteilung berücksichtigt.
Das Aktiv bis-Datum darf nicht vor dem Aktiv ab-Datum liegen.
Mit Auslieferung sind die beiden Felder leer. Das bedeutet: Die Wohnungen sind immer gültig.
Die Aktivitätszeiträume der Wohnungen werden in der Übersicht: Wohnungen und Gebäude über die Spalten Aktiv ab und Aktiv bis angezeigt. Über das Kontrollkästchen Nur aktive anzeigen können Sie die Liste auf solche Wohnungen einschränken, welche aktuell aktiv sind.
Welche Szenarien können Sie damit abbilden
Durch das Setzen eines Aktiv ab- bzw. Aktiv bis-Datums lassen sich folgende Szenarien abbilden:
Eine neue Wohnung kommt hinzu bzw. eine bestehende Wohnung wird in mehrere Wohnungen aufgeteilt.
In diesen Fällen erhöht sich die Gesamtanzahl an Wohnungen im Gebäude.
Eine bestehende Wohnung entfällt bzw. zwei Wohnungen werden zu einer Wohnung zusammengelegt.
In diesen Fällen verringert sich die Gesamtanzahl an Wohnungen im Gebäude.
Was bedeutet das für die Kostenumlage?
Sind Wohnungen nicht über den gesamten Abrechnungszeitraums hinweg aktiv, verändern sich auch die Gesamteinheiten einzelner Umlageschlüssel im Abrechnungszeitraum. Denn da abgehende oder neu hinzu gekommene Wohnungen nicht die vollen Tage im Abrechnungszeitraum besitzen, müssen die Gesamteinheiten der Umlageschlüssel über die Anzahl von Tagen ermittelt werden, in denen die Einheit zum Abrechnungszeitraum gehört.
Beispiel: Betrachten wir ein Gebäude mit 6 Wohnungen, bei dem eine Wohnung ab dem 01.03. inaktiv gesetzt wird. Die Bemessungsgrundlage für die abgehende Wohnung würde in diesem Fall für den Zeitraum vom 01.01. bis zum 28.02. nur 59 Tage betragen, bei allen anderen Wohnungen wären es die vollen Tage des Abrechnungszeitraums, in der Regel 365 Tage.
Die Gesamteinheit des Umlageschlüssels Anzahl Wohnungen hätte deshalb im Abrechnungszeitraum nicht mehr den Wert 6, sondern einen hiervon abweichenden Wert, der über einen Mittelwert berechnet wird. Im Beispiel läge der Mittelwert bei 5,1616 (1.884 Einheitentage / 365). Das hieße: Die abgehende Wohnungen würde für den Zeitraum vom 01.01. bis zum 28.02. mit der Anzahl 0,1616 (59 Einheitentage / 365) bei der Kostenverteilung berücksichtigt werden, die anderen Wohnungen jeweils mit der Anzahl 1.
Bei einer Kostenverteilung von 300 EUR nach Einheiten ergäbe sich dann die folgende Berechnungsgrundlage.
Übrigens: In der Abrechnung werden Umlageschlüssel, bei denen die Gesamteinheit aufgrund von Änderungen über einen Mittelwert ermittelt wurde, entsprechend mit drei Sternchen (***) gekennzeichnet. Die Erläuterung findet sich unterhalb der Kostenauftstellung.
Ebenso findet sich dort ein Rechenbeispiel für die Ermittlung des Wertes unter Ihre Einheiten.
Praxisbeispiele
In diesem Kapitel wollen wir Ihnen einen Überblick geben, welche Schritte erforderlich sind, um Zu- oder Abgänge von Wohnungen zu erfassen bzw. um Wohnungen aufzuteilen oder zusammenzulegen.
Zugang einer neuen Wohnung erfassen
Neue Wohnung im Gebäude anlegen.
Wohnungsdaten mit Gültigkeitsdatum erfassen.
Neue Wohnung über das Aktiv ab-Datum aktiv setzen.
Kosten der neuen Wohnung hinterlegen.
Vertrag der neuen Wohnung zuordnen.
Jede Wohnung muss ab dem Aktiv ab-Datum einen Eigentümer- bzw. Mietvertrag oder einen Leerstandsvertrag besitzen.
Zähler der neuen Wohnung anlegen.
Bestehende Wohnung teilen
Bestehende Wohnung über das Aktiv bis-Datum inaktiv setzen.
Verträge der bestehenden Wohnung beenden.
Zähler der bestehenden Wohnung ausbauen.
Neue Wohnungen (aus Teilung resultierend) im Gebäude anlegen.
Wohnungsdaten der neuen Wohnungen mit Gültigkeitsdatum erfassen.
Neue Wohnungen jeweils über Aktiv ab-Datum aktiv setzen.
Kosten der neuen Wohnungen hinterlegen.
Verträge der neuen Wohnungen zuordnen.
Jede Wohnung muss ab dem Aktiv ab-Datum einen Eigentümer bzw. Mietvertrag oder einen Leerstandsvertrag besitzen.
Zähler der neuen Wohnungen anlegen.
Wohnungsabgang erfassen
Bestehende Wohnung über das Aktiv bis-Datum inaktiv setzen.
Verträge der bestehenden Wohnung beenden.
Zähler der bestehenden Wohnung ausbauen.
Wohnungen zusammenlegen
Bestehende Wohnungen jeweils über das Aktiv bis-Datum inaktiv setzen.
Verträge der bestehenden Wohnungen beenden.
Zähler der bestehenden Wohnungen ausbauen.
Neue Wohnung (aus der Zusammenlegung resultierend) im Gebäude anlegen.
Wohnungsdaten der neuen Wohnung mit Gültigkeitsdatum erfassen.
Neue Wohnung über Aktiv ab-Datum aktiv setzen.
Kosten der neuen Wohnung hinterlegen.
Verträge der neuen Wohnung zuordnen.
Jede Wohnung muss ab dem Aktiv ab-Datum einen Eigentümer bzw. Mietvertrag oder einen Leerstandsvertrag besitzen.
Zähler der neuen Wohnung anlegen.