Die sicherlich wichtigste Aufgabe eines Hausverwaltungsprogramms besteht darin, die über das Jahr anfallenden Kosten eines Gebäudes in der Jahresabrechnung korrekt auf die Mieter und Eigentümer zu verteilen.

Dabei werden die Kosten aber je nach Kostenart auf verschiedene Weise verteilt. So werden die Kosten für Allgemeinstrom z. B. üblicherweise komplett auf die Mieter verteilt, wobei als Verteilungsschlüssel die Wohnflächen der einzelnen Wohnungen verwendet werden. D. h. der Mieter einer 100 m² Wohnung bezahlt einen doppelt so hohen Anteil an Allgemeinstrom wie ein Mieter einer 50 m² Wohnung. Die Wohnungseigentümer brauchen sich – sofern sie ihre Wohnung nicht selber bewohnen oder leer stehen lassen – überhaupt nicht am Allgemeinstrom zu beteiligen.

Anders sieht dies schon bei Kreditzinsen aus. Diese werden voll von den Eigentümern getragen, wobei der Gesamtbetrag oft über die Miteigentumsanteile auf die verschiedenen Eigentümer verteilt wird.

Neben diesen beiden einfachen Beispielen gibt es aber auch noch Fälle, in denen zur Verteilung des Gesamtbetrags mehr als ein Verteilungsschlüssel verwendet wird oder es wird nur ein Teil der Kosten auf die Mieter, der andere Teil auf die Eigentümer umgelegt.

So werden z. B. die Heizkosten zum einen Teil nach m³ umbautem Raum, zum anderen Teil nach dem tatsächlichen Verbrauch auf die Mieter umgelegt. Bei den Hausmeisterkosten ist es dagegen oft der Fall, dass nicht die gesamten Hausmeisterkosten auf die Mieter umgelegt werden können, da der Hausmeister auch Reparaturen an der Hausfassade vornimmt, für die die Eigentümer aufkommen müssen.

All diese Unterschiede müssen bei der Definition der Umlagekonten berücksichtigt werden. Sie müssen also für jede Kostenart ein eigenes Umlagekonto anlegen, auf welchem dann später die entsprechenden Kosten gebucht werden können. Durch die bei der Definition der Umlagekonten eingestellten Verteilungsschlüssel und -optionen kann die Hausverwaltung dann später bei der Abrechnung die angefallenen Kosten automatisch korrekt auf die verschiedenen Mieter und Eigentümer umlegen.

Um Ihnen die Arbeit ein wenig zu erleichtern, werden für jedes neue Gebäude bereits die wichtigsten Umlagekonten automatisch angelegt. Auf diese Weise müssen Sie lediglich spezielle Umlagekonten neu anlegen oder vorhandene Konten bezüglich der Verteilungsdaten an Ihre Situation anpassen.

Wenn Sie ein neues Umlagekonto definieren, haben Sie außerdem die Wahl, ob das Konto nur für das aktuelle Gebäude angelegt werden soll oder ob es sich um ein Standard-Konto handelt, das für alle bestehenden und zukünftig noch zu erfassenden Gebäude verwendet werden soll. Auf diese Weise müssen Sie die von Ihnen verwendeten Konten nicht für jedes Gebäude neu eingeben.

Zusätzlich können Sie die Standard-Umlagekonten auch in den Stammdaten unter Umlagekonten bearbeiten.

Die einfachste Möglichkeit, bestehende Umlagekonten zu verändern oder neue Konten zu definieren, bietet der Umlagekontenassistent. Dieser ist selbsterklärend und bietet auch unerfahrenen Anwendern die Möglichkeit, alle notwendigen Einstellungen vorzunehmen.

Für den Aufruf des Umlagekonten-Assistenten gibt es zwei Wege:

• Der Assistent lässt sich über die Registerkarte ASSISTENTEN mit dem Befehl Umlagekonto-Assistent starten.

• Alternativ können Sie den Assistenten auch in den Gebäudestammdaten im Register Umlagekonten über den Button Assistent aufrufen. Hier bietet der Assistent Ihnen zusätzlich die Option, das aktuell ausgewählte Umlagekonto zu bearbeiten.