Konten­auswahl

In der obersten Auswahlliste des Umlagekonten-Dialogs haben Sie die Möglichkeit, das gewünschte Umlagekonto aus der Liste aller für das Gebäude vorhandenen Umlagekonten auszuwählen. Die weiteren Felder des Dialogs beziehen sich dabei immer auf das in diesem Feld ausgewählte Konto.

Standardbuchungstext

Der Standard-Buchungstext gibt an, welcher Buchungstext beim Buchen auf dieses Konto automatisch vorgegeben werden soll. Natürlich kann dieser bei jeder Buchung manuell überschrieben werden. In vielen Fällen reicht es jedoch aus, wenn Sie als Buchungstext z. B. "Hausmeistergehalt" verwenden. Solch einen Text können Sie hier als Standard-Text hinterlegen, sodass Sie ihn nicht bei jeder Buchung auf dieses Konto neu eingeben müssen.

Umlagefähig

Die Option Umlagefähig gibt an, ob die Kosten für dieses Konto auf die Mieter umgelegt werden können oder nicht. Ob Sie bestimmte Kosten auf die Mieter umlegen können oder nicht, hängt zum einen mit diversen gesetzlichen Bestimmungen zusammen, zum anderen aber auch mit den Mietverträgen Ihrer Mieter. Wichtig ist lediglich, dass die nicht umlagefähigen Kosten immer zu Lasten der Eigentümer gehen. Der Verwalter bezahlt diese Kosten von den Hausgeld-Vorauszahlungen der Eigentümer. Bei der Jahresabrechnung werden dann die Hausgeld-Vorauszahlungen mit den nicht umlagefähigen Kosten verrechnet, genauso wie für die Mieter die Heiz- und Nebenkostenvorauszahlungen mit den tatsächlich angefallenen umlagefähigen Kosten verrechnet werden.

Hinweis

Für den Fall, dass lediglich ein bestimmter Prozentsatz der Kosten auf die Mieter umgelegt werden soll, können Sie den genauen umlagefähigen Prozentsatz einstellen.

Rücklage

Einige Kostenarten, wie z. B. die Kosten für Großreparaturen an der Fassade, kostspielige Modernisierungen, usw. sollen von den Eigentümern nicht auf einmal in dem Jahr bezahlt werden, in dem sie anfallen. Vielmehr werden solche Baumaßnahmen meist schon im Voraus geplant und die finanziellen Mittel hierfür angespart. Die Eigentümer eines Gebäudes sparen z. B. über mehrere Jahre einen Betrag an, mit dem dann das Dach erneuert werden soll. Eine solche Ansparung wird in der Hausverwaltung mit der Instandhaltungsrücklage verwaltet. Im Gegensatz zum Hausgeld, das für die laufenden, nicht umlagefähigen Kosten verwendet wird, werden die Zahlungen der Rücklage nicht mit jeder Abrechnung gegen die tatsächlichen Kosten gegengerechnet, sondern die Einzahlungen werden über mehrere Jahre gesammelt, bis eine entsprechende Baumaßnahme bezahlt werden muss. Für solche Baumaßnahmen muss also ein Umlagekonto definiert werden, welches aus dem Sparbetrag der Rücklage bezahlt wird.

von Eigentümer­abrechnung ausnehmen

Aktivieren Sie dieses Kontrollkästchen, wird das Umlagekonto nicht in der Eigentümerabrechnung berücksichtigt. Die Einstellung ist nur für umlagefähige Umlagekonten möglich. Das Kontrollkästchen kann also nur aktiviert werden, wenn das Kontrollkästchen Umlagefähig ein Häkchen besitzt.

Verwendungsbeispiel: Wenn Ihre Verwaltung für ein Gebäude sowohl die Mieter- als auch die Eigentümerabrechnung erstellt, können Sie mit dieser Einstellung bewirken, dass bestimmte Kosten wie die Grundsteuer auf die Mieter umgelegt und entsprechend in der Betriebskostenabrechnung ausgewiesen werden, in der Eigentümerabrechnung aber unberücksichtigt bleiben.

Fachlicher Hintergrund: Grundsteuer bezahlt jeder Eigentümer selbst, sie darf also nicht auf der Eigentümerabrechnung erscheinen. Allerdings kann die Grundsteuer auf die Mieter umgelegt werden. Ist das Kontrollkästchen von Eigentümerabrechnung ausnehmen im Umlagekonto 4080 Grundsteuer aktiviert, erscheinen die auf diesem Konto gebuchten Kosten nur in der Betriebskostenabrechnung, in der Einzel- und Gesamtabrechnung wird das Umlagekonto 4080 Grundsteuer nicht unter den Ausgaben aufgeführt.

MwSt.

Im Auswahlfeld MwSt. können Sie angeben, mit welchem Mehrwertsteuersatz die Kosten dieses Kontos belastet sind.

Kategorie für Anlage V

Lexware hausverwaltung 2025 bietet hier für zukünftige Anwendungsfälle die Möglichkeit an, eine Kategorie für die Anlage V einzustellen.

Lagerfähig

Umlagekonten können als lagerfähig gekennzeichnet werden. Für diese Konten ist dann ein Anfangs- und Endbestand zu buchen. Verbrauch und Endbestand ergeben sich aus den Zukäufen im Wirtschaftsjahr. Die Vorgehensweise ist identisch zur Bestandsbewertung bei Vorratsbrennstoffen.

Detaillierte Informationen erhalten Sie im Kapitel Lagerfähige Umlagekonten.

Umlage­schlüssel

Nachdem Sie bereits definiert haben, ob die Kosten auf die Mieter oder die Eigentümer verteilt werden sollen, müssen Sie schließlich auch noch angeben, auf welche Weise die Verteilung erfolgen soll. Hierbei stehen Ihnen viele verschiedene Umlageschlüssel zur Verfügung. So können die Kosten unter anderem nach der Wohnfläche, der Anzahl der Personen, nach dem Wasserverbrauch etc. verteilt werden.

Zusätzlich bietet Ihnen Lexware hausverwaltung 2025 die Möglichkeit, zwei verschiedene Umlageschlüssel zu definieren, wobei jeweils ein bestimmter Teil der Kosten über den ersten und der restliche Teil der Kosten über den zweiten Umlageschlüssel verteilt wird. Ein Beispiel für solch eine Teilung findet sich z. B. bei den Heizkosten. Diese werden über den Verbrauch und über den umbauten Raum auf die Mieter umgelegt. Über die Prozentwerte rechts neben den beiden Umlageschlüsseln können Sie festlegen, welche Anteile der Kosten auf die einzelnen Schlüssel entfallen sollen.

Verbrauchsart

Wo werden Schlüssel dieser Verbrauchsart verwendet?

Heizung
Strom
Wärmezähler
Gesamtwasser
Kaltwasser
Warmwasser

Diese Umlageschlüssel werden ausschließlich in der Zählerverwaltung verwendet. Sie steuern die Kostenumlage auf Basis der Zählerstände.

Die Bezeichnung der Umlageschlüssel ist fest vorgegeben.

Wohnungsbezogen

Diese Umlageschlüssel werden in der Wohnung verwendet. Hierzu zählen auch die in der Wohnung angelegten speziellen Schlüssel.

Die Bezeichnung der speziellen Schlüssel kann frei vergeben werden. Andere wohnungsbezogene Umlageschlüssel wie z.B. qm Wohnfläche oder beheizte Fläche sind begrifflich vorgegeben.

Kostenumlage

Diese Umlageschlüssel stammen aus der Kostenumlage. Sie können dort mit frei wählbarer Bezeichnung angelegt werden.

Zu den Umlageschlüsseln dieser Kategorie zählen z.B. der Umlageschlüssel Externe Heizkostenabrechnung.

Systemintern

Diese Umlageschlüssel werden vom Programm verwendet. Die Bezeichnung dieser Schlüssel kann nicht geändert werden.