Bei der Definition der Umlagekonten gibt es einige Besonderheiten, sobald Sie ein Konto bearbeiten, welches mit den Heiz- und Warmwasserkosten zu tun hat.
Grundsätzlich teilen sich die Konten für Heizung und Warmwasser in mehrere Bereiche auf:
diverse Unterkonten der Heizanlage
Konto "4597 Heizanlage"
Konto "4598 Warmwasseraufbereitung"
Konto "4599 Heizkosten"
Beim Buchen werden später die Kosten der Heizanlage getrennt auf verschiedenen Unterkonten der Heizanlage erfasst (z. B. Brennstoffkosten, Wartungskosten, Schornsteinfeger, ...). Diese Kosten werden dann bei einer Abrechnung auf dem Heizanlagenkonto gesammelt und je nach verwendeter Heizkostenformel auf die Konten Warmwasseraufbereitung und Heizkosten verteilt.
Erst von dort aus werden die Kosten entsprechend den eingestellten Umlageschlüsseln auf die einzelnen Mieter und/oder Eigentümer umgelegt.
Unterkonten der Heizanlage
Unterkonten der Heizanlage erkennen Sie in der Konto-Auswahlliste daran, dass sie eingerückt direkt unter dem Konto 4597 Heizanlage aufgelistet werden.
Das Besondere an dieser Kontenart ist, dass Sie keine Daten zur Umlagefähigkeit der Kosten angeben können. Sowohl der Bereich Umlagefähig als auch der Bereich Umlageschlüssel ist bei diesen Konten ausgeblendet.
Diese Angaben werden für diese Konten auch nicht benötigt, da die auf diese Konten gebuchten Kosten über das Heizanlagen-Konto auf die beiden Konten Warmwasseraufbereitung und Heizkosten verteilt werden und erst diese Konten auf die Mieter/Eigentümer umgelegt werden.
Das Heizanlagen-Konto
Das Heizanlagen-Konto fängt bei einer Abrechnung alle Kosten auf, die für die Unterkonten der Heizanlage erfasst wurden. Zusätzlich können Sie aber auch direkt auf das Heizanlagen-Konto buchen, falls Kosten anfallen, die sich keinem speziellen Unterkonto zuordnen lassen.
Für das Heizanlagen-Konto kann kein Mehrwertsteuersatz hinterlegt werden, da sich dieser aus den Unterkonten ergibt.
Heizkosten und Warmwasseraufbereitung
Die beiden Konten Heizkosten und Warmwasseraufbereitung entsprechen bei der Definition im Prinzip jedem "normalen" Umlagekonto. Hier können Sie einstellen, in welchem Umfang die Kosten umlagefähig sind und wie sie auf die Mieter/Eigentümer verteilt werden sollen.
Heizkosten und Warmwasserkosten sind in Grund- und Verbrauchskosten aufzuteilen. Als Grundkosten wird derjenige Teil der Heiz- und Warmwasserkosten bezeichnet, der nach einer Fläche (z.B. Wohnfläche, Nutzfläche, beheizte Fläche) verteilt wird. Der Verbrauchskostenanteil wird nach dem tatsächlich erfassten Energieverbrauch abgerechnet, der über die entsprechenden Zähler ermittelt wird.
Die Heizkostenverordnung verlangt eine Abrechnung mit mindestens 30%, aber höchstens 50% Grundkosten. Die Verbrauchskosten dürfen entsprechend mindestens 70% und maximal 50% der Heiz- und Warmwasserkosten betragen.
Zu beachten ist lediglich, dass es bei den Heizkosten und Warmwasseraufbereitungskosten eine Einschränkung bei der Auswahl der Umlageschlüssel gibt. Hier gibt der Gesetzgeber die Umlageschlüssel in der Heizkostenverordnung vor, sodass Sie auch nur diese Umlageschlüssel verwenden dürfen.
So heißt es in der Heizkostenverordnung, dass die Kosten des Betriebs der zentralen Heizungsanlage mit mindestens 50 %, höchstens 70 % nach dem erfassten Wärmeverbrauch zu verteilen sind, die übrigen Kosten nach Wohn-/Nutzfläche oder nach dem umbauten Raum. Es ist auch möglich, statt der gesamten Wohn-/Nutzfläche lediglich die beheizbare Fläche in die Berechnung einzubeziehen.
Für die Lexware hausverwaltung 2025 bedeutet dies, dass Sie für das Konto Heizkosten den Umlageschlüssel Heizkosten-Verbrauchseinheiten für den Verbrauch sowie als zweiten Umlageschlüssel beheizte Fläche, qm Wohnfläche oder umbauter Raum einstellen müssen.
Das Gleiche wie für die Heizkosten gilt natürlich auch für die Warmwasserkosten. Auch hier müssen mindestens 50 %, höchstens 70 % der Kosten auf den Verbrauch umgelegt werden, der Rest über einen geeigneten anderen Schlüssel.
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