Mit Hilfe der Offene Posten-Verwaltung haben Sie stets einen guten Überblick darüber, welche Forderungen und Verbindlichkeiten noch bestehen, sprich von wem Sie noch Geld in welcher Höhe erwarten. Die Liste der Offenen Posten ist aber nicht nur ein Kontrollinstrument, in ihr können Sie auch Zahlungseingänge zu offenen Rechnungen eingeben. Da in der Regel der meiste Zahlungsverkehr über den Bankweg abgewickelt wird, sollten Sie zum Verbuchen geleisteter Zahlungen Ihre Kontoauszüge zu Hilfe nehmen.
Und so Überwachen Sie Ihre eingehenden Zahlungen
Im folgenden Beispiel wird unsere Hausverwaltung anhand der Kontoauszüge prüfen, ob Mieten und Hausgelder pünktlich bezahlt wurden. Die Forderungen werden in der Liste der Offenen Posten durch das Buchen der entsprechenden Zahlung ausgeglichen.
Wechseln Sie in der Buchungsverwaltung in das Register OP / Mahnen.
Wählen Sie das Gebäude aus, für das die Liste der Offenen Posten angezeigt werden soll.
Markieren Sie diejenige Position in der Liste der Offenen Posten, die durch die entsprechende Zahlung ausgeglichen werden soll. Der durch den Offenen Posten vorgegebene noch offene Betrag wird im unteren Bereich des Fensters angezeigt.
Prüfen Sie, ob der Betrag des Offenen Postens mit dem tatsächlich überwiesenen Betrag übereinstimmt.
Geben Sie das Datum ein, an dem die Zahlung stattgefunden hat. Der frei eingebbare Buchungstext dient der Erläuterung des verbuchten Offenen Postens. Er soll die Zuordnung zur Forderungsbuchung im Register Einnahmen erleichtern.
Klicken Sie auf die Schaltfläche Buchen. Konnte der gesamte Forderungsbetrag verbucht werden, verschwindet der Offene Posten aus der Liste. Im Buchungsjournal für Einnahmen wird die Buchung jetzt als bezahlt und damit ausgeglichen aufgeführt.
Sie können einen Offenen Posten auch nur teilweise ausgleichen, bspw. wenn die Miete nicht in voller Höhe überwiesen wurde. Beim Teilausgleich speichert das System zum Posten den noch offenen Restbetrag und den ausgeglichenen Betrag.
Offene Posten lassen sich auch im Register Einnahmen über die Option Zahlung manuell ausbuchen. In der Liste der Offenen Posten werden sie nicht mehr geführt.
Offene Posten, die in Spalte Mahnstufe eine 1 aufweisen, wurden bereits in einem Mahnlauf erfasst. Weitere Informationen zum Mahnen von Forderungen erhalten Sie auf den nächsten beiden Seiten.
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