Alle Abrechnungen und Auswertungen lassen sich direkt im Zuge ihrer Erstellung als PDF-Datei in einem zentralen Dokumenten- Archiv ablegen. Sie werden dabei entsprechend kategorisiert. Die Dokumente sind auch auf Gebäude- und Wohnungsebene im Register Dokumente sichtbar. Natürlich können Sie Dokumente auch auf manuellem Weg in das Dokumenten-Archiv einstellen. So lassen sich bspw. auch Dokumente wie der Energieausweis Ihres Hauses oder die Grundrisszeichnungen hinterlegen.
Und so können Sie Ihre Dokument archivieren
Sie haben im vorherigen Beispiel bereits die Abrechnungsfunktion kennengelernt. In diesem Beispiel werden wir nochmals eine Abrechnung erstellen und hierbei die Archiv-Funktion näher beleuchten. Es werden zu diesem Zweck die Einzelabrechnungen der Eigentümer als PDF-Dokumente im Archiv-Ordner abgelegt und zugleich als Link in die Dokumentenverwaltung der einzelnen Wohnungen übernommen.
Klicken Sie im Navigationsbereich auf Archiv. Analog zu den anderen Aufgabenbereichen ist auch das Archiv in weitere Themen untergliedert. In diesem Fall sind es die einzelnen Dokument-Kategorien.
Klicken Sie auf die Kategorie Abrechnungen. Das Dokumentenarchiv der Abrechnungen wird sichtbar.
Öffnen Sie die Baumstruktur, um die zu den Gebäuden und Wohnungen gehörenden Dokumente aufzulisten. Das Archiv enthält bereits ein PDF-Dokument mit den Mieterabrechnungen aus dem vorherigen Abrechnungslauf.
Erstellen Sie analog zu den Mieterabrechnungen die Eigentümerabrechnungen. Verwenden Sie hierzu in der Registerkarte AUSWERTUNGEN den Befehl Einzelabrechnungen.
Wählen Sie das Gebäude und die Wohnungen und starten Sie den Abrechnungslauf.
Übernehmen Sie die Einstellungen mit der Schaltfläche Speichern. Sie erhalten einen Hinweis über die erfolgreiche Archivierung des Dokuments. Dieser enthält auch die Angabe darüber, wo Sie das Dokument in Lexware hausverwaltung 2025 finden und aufrufen können. In unserem Beispiel wurde das PDF-Dokument mit den Einzelabrechnungen der Dokumentenverwaltung der jeweiligen Wohnung als Hyperlink hinzugefügt.
Die Archivierung von Dokumenten mit automatischer Verlinkung in der Dokumentenverwaltung ist auf das PDF-Ausgabeformat beschränkt.
Erfolgt die Ausgabe von Dokumenten in anderen Formaten, werden diese ebenso im Archiv-Verzeichnis gespeichert. Das Dokument muss aber manuell in die Dokumentenverwaltung übernommen werden.
Alle automatisch archivierten Abrechnungen und Auswertungen werden in einem programmseitig vorgegebenen Verzeichnis Archiv gespeichert. Nutzen Sie dieses Verzeichnis, denn alle darin gespeicherten Dokumente sind automatisch Gegenstand der Datensicherung sowie der Rücksicherung.
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