Die Gebäudeverwaltung bildet ein Kernstück der Stammdatenverwaltung. In der Eingabemaske für Gebäude erfassen Sie nicht nur die Adresse des Gebäudes, sondern auch die für die spätere Kostenumlage relevanten Umlagekonten. Beginnen wir zunächst mit den Eckdaten des Gebäudes.
Und so legen Sie ein neues Gebäude an
Öffnen Sie die Liste der Gebäude und Wohnungen über den Navigationsbereich. Legen Sie einen neuen Datensatz an. Klicken Sie hierzu im Menüband auf den Befehl Neues Gebäude.
Im Register Gebäude erfassen Sie die zentralen Eckdaten des Gebäudes. Tragen Sie im Feld Gebäudenummer eine beliebige Nummer ein, die Ihnen die Identifikation des Gebäudes erleichtern soll. Die Nummer muss innerhalb des Programms eindeutig sein.
Wählen Sie eine aussagekräftige Bezeichnung für das Gebäude.
Üblicherweise werden Abrechnungsperioden durch den Jahreswechsel automatisch angelegt. Über die Schaltfläche Abrechnungsperiode bearbeiten lassen sich Abrechnungsperioden auch manuell anlegen und verwalten.
Klicken Sie unter Gebäudekonto auf das Plus-Symbol, um einem Gebäude ein- oder mehrere Bankkonten als Gebäudekonto zuzuordnen
Sie werden zentral in den Stammdaten unter Bankverbindungen verwaltet.
Das als Hauptbankverbindung gekennzeichnete Gebäudekonto wird später im Tagesgeschäft bei allen Buchungen innerhalb des Gebäudes zur Auswahl angeboten und als Standard-Bankkonto vorgeschlagen. Auf das Gebäudekonto erfolgen Ausgabebuchungen und Zahlungseingänge.
Sie können rein zur Information noch weitere Daten zum Gebäude hinterlegen.
Wenn Sie die Heizkostenabrechnung selbst erstellen, müssen Sie entsprechende Angaben zur Heizanlage machen.
Es können grundsätzlich auch vom Kalenderjahr abweichende Abrechnungszeiträume definiert werden.
Anstelle des Gebäudekontos können Sie in der Liste der Bankverbindungen auch ein Konto des Hausverwalters verwenden. Es ist jedoch empfehlenswert, für jedes Gebäude ein eigenes Konto einzurichten.
Für die Durchführung des SEPA-Lastschriftverkehrs muss im Gebäudekonto die Gläubiger-ID hinterlegt werden. Diese dient der eindeutigen Identifizierung des Zahlungsempfängers.
Wenn Sie mit einem Verwalterkonto arbeiten, tragen Sie in allen Bankverbindungen dieselbe Gläubiger-ID ein. Werden die Gebäude als eigenständige Rechtseinheiten behandelt, ist jeweils die hierfür beantragte Gläubiger-ID zu hinterlegen.
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